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Para cotação: Seria uma pesquisa formal para fornecedores cadastrados de um material ou serviço. Onde levamos em consideração algumas classificações técnicas como: prazo de entrega, preço, qualidade, etc.

RC: Vem a ser a solicitação de um material ou serviço requisitados por uma área, deposito, empresa. Nela devem ser informados os dados necessários para auxiliar o comprador / suprimentos, na busca de uma melhor oferta no mercado. Há casos que a área dá preferencia ao fornecedor e também podemos inserir documentos como cotações por exemplo para demonstrar ao comprador o interesse por este ou aquele fornecedor.

Pedido: É o documento que se origina através ou apos o processo de Requisição de compras e cotação do material. Geralmente para facilitar o comprador este material pode ser que esteja em contrato, onde se tem uma garantia de entrega no prazo, valores, etc. Pode também ser para serviços, onde é acertado através de um escopo técnico e informado aos fornecedores que estarão disputando o pedido.

Cotação é um documento da determinação da fonte de suprimentos que permite a você solicitar informações, cotações e preços referentes a mercadorias e serviços de vários fornecedores. Os fornecedores respondem com respostas e seus melhores preços. Em seguida, você pode pontuar as respostas e compará-las por fornecedor. Depois de pontuar as respostas, você poderá atribuir a solicitação de cotação automática ou manualmente. 

Requisição de compra é um documento usado quando um funcionário precisa fazer uma compra ou uma solicitação de pedido em nome da empresa. É um documento que é usado para informar os gerentes de departamento ou o encarregado de compras da decisão para que o departamento possa iniciar o processo de compra.

Pedido de compra é emitido pelo departamento de compras depois que uma requisição de compra é feita e aprovada no processo. Ele é um documento enviado de um comprador a um fornecedor com uma solicitação de um pedido de adquirir um produto ou serviço.